Manuale HotelSport

👋 Benvenuto nel Manuale

Questa guida ti accompagna passo dopo passo nell'utilizzo di HotelSport, la piattaforma gratuita per gestire prenotazioni di hotel, ristoranti, bar e discoteche.

Non serve essere esperti di computer. Segui le istruzioni nell'ordine e sarai operativo in pochi minuti.

Cosa ti serve per iniziare

• Un telefono o computer con connessione internet
• Telegram installato sul telefono (gratis su App Store e Play Store)
• Il tuo Telegram ID (ti spieghiamo sotto come trovarlo)
• Un IP statico se vuoi accedere al pannello web (opzionale — puoi usare solo il bot Telegram)

Come funziona il sistema

HotelSport ha 3 modi per gestire la tua attività:

📝 Registrare la tua struttura

La registrazione si fa in pochi secondi. Ecco come:

Accedere al Pannello di Controllo

Il pannello è su panel-9x.hotelsport.vip ed è protetto da whitelist IP.

Usare la Dashboard

Una volta dentro il pannello, trovi:

• Indicatori prenotazioni — quante prenotazioni hai (totali, in attesa, confermate, cancellate)
• Controllo QR — vedi tutti i QR delle tue camere/tavoli e puoi scaricarli
• Calendario — visualizza le prenotazioni mese per mese
• Lista prenotazioni — conferma, metti in attesa o cancella le prenotazioni

Prezzo nel calendario: il costo cambia da un giorno all’altro. Weekend +14%, alta stagione +16%, giorni già richiesti +10% se c’è una prenotazione e +20% se ce ne sono due o più.

Aggiungere Camere o Tavoli

Dopo la registrazione, devi creare le risorse della tua struttura:

• Se hai un hotel → crei le camere
• Se hai un ristorante → crei i tavoli
• Se hai un bar → crei i posti
• Se hai una discoteca → crei i tavoli VIP o ingressi

Puoi farlo dal pannello web oppure dal bot Telegram con il comando /crea_camera.

Ogni risorsa creata ottiene automaticamente un QR unico per la prenotazione.

🚫 Nascondere o 🗑️ eliminare una camera

A volte una camera non è più disponibile (è in ristrutturazione, l'hai venduta, ti sei sbagliato a crearla). Hai due bottoni nel pannello, e fanno cose diverse:

Generare i QR

Ogni camera, tavolo o posto ha un codice QR unico. Il cliente lo scansiona con il telefono e va direttamente alla pagina di prenotazione.

Scambio QR tra attività (QR Exchange)

Questa è la funzione più innovativa di HotelSport. Funziona così:

Come arrivano le prenotazioni

Le prenotazioni arrivano in 3 modi:

1. Il cliente scansiona il QR con il telefono → si apre la pagina di prenotazione → compila e invia
2. Il cliente clicca un link che hai condiviso (whatsapp, email, social)
3. Il cliente prenota dal sito hotelsport.vip direttamente

Quando arriva una prenotazione, ricevi una notifica su Telegram con tutti i dettagli.

🌐 Aggiungere il booking al tuo sito web

Hai già un tuo sito (es. www.tuohotel.com) e vuoi che i clienti prenotino direttamente da lì, senza dover passare da HotelSport? Si può fare, e in 3 modi diversi a seconda di quanto vuoi smanettare.

Cosa ti serve sapere prima

Ti serve un solo numero: l'hotel_id della tua struttura. Lo trovi nel pannello owner in alto, oppure te lo diciamo noi al primo contatto. Esempio: 42.

Opzione 1 — Bottone “Prenota ora” (la più semplice)

Funziona su qualsiasi sito: WordPress, Wix, Squarespace, Shopify, Joomla, sito statico, blog. Il tuo webmaster apre la pagina Camere o Contatti e incolla questo HTML dove vuoi che appaia il bottone:

<a href="https://hotelsport.vip/booking.html?hotel_id=42&type=hotel"
   target="_blank" rel="noopener"
   style="display:inline-block;padding:14px 28px;background:#29ff9f;
          color:#01230f;font-weight:bold;text-decoration:none;
          border-radius:8px;font-family:sans-serif;">
  📅 Prenota ora
</a>

Cambia hotel_id=42 con il tuo numero. Colori e testo puoi modificarli a piacere.

Opzione 2 — Calendario incorporato (iframe)

Mostra il calendario completo dentro la tua pagina: il cliente sceglie le date e prenota senza mai uscire dal tuo sito.

<iframe
  src="https://hotelsport.vip/booking.html?hotel_id=42&type=hotel&source=embed"
  width="100%" height="1100"
  style="border:0;border-radius:12px;max-width:900px;"
  title="Prenota la tua camera"
  loading="lazy">
</iframe>

Opzione 3 — QR code per la reception

Genera un QR del tuo link e stampalo: al banco, sul menu, nei flyer in camera, nei tovagliolini. Il cliente inquadra col telefono e prenota la prossima notte / un'altra camera al volo.

Strumento gratuito consigliato: qr-code-generator.com — incolli il link https://hotelsport.vip/booking.html?hotel_id=42&type=hotel e scarichi il PNG/SVG.

Non sei pratico? Lo facciamo noi

Se non sai cosa significa “iframe” o “HTTPS”, non perdere tempo: ce ne occupiamo noi. Sopralluogo online gratuito, configurazione completa, test con prenotazioni di prova, mini-corso al tuo personale (15 minuti). Da € 90 una tantum, di solito in mezza giornata sei online.

📞 Scrivici dalla pagina contatti oppure apri la pagina dedicata con il generatore link automatico, tutti gli snippet pronti da copiare e le FAQ: integrazione-booking.html.

Gestire le prenotazioni

Hai due posti dove gestire le prenotazioni:

Dal Pannello Web

Nella dashboard vedi tutte le prenotazioni con lo stato (in attesa, confermata, cancellata). Per ogni prenotazione puoi cliccare i pulsanti per confermare o cancellare.

Dal Bot Telegram

Quando arriva una nuova prenotazione, il bot ti manda un messaggio con i dettagli. Rispondi con:

• /accetta ID — per confermare (es. /accetta 15)
• /rifiuta ID — per rifiutare (es. /rifiuta 15)

🤖 Bot Telegram — Primi passi

Il bot Telegram ti permette di gestire tutto dal telefono, senza bisogno di un computer.

Tabella comandi completa

Tastiera Bottoni

Quando scrivi /start, in basso compaiono questi bottoni. Sono le stesse funzioni dei comandi, ma più comode da usare:

Registrare la struttura dal Bot

Segui questo flusso. Il bot ti chiede le informazioni una alla volta:

I tipi disponibili sono: hotel, ristorante, bar, discoteca.

Creare Camere / Tavoli

Se hai già una struttura registrata, il bot crea la camera e ti manda subito il QR.

Scheda Camera (Dettagli)

Per aggiungere dettagli a una camera (letti, prezzo, descrizione):

Caricare Foto

Foto della struttura (esterno, reception, ecc.)

Foto di una camera/tavolo

Formati accettati: JPG, PNG, WEBP, PDF.

Approvare Foto (Owner)

Se sei l'owner della struttura e ricevi foto in coda:

Generare QR dal Bot

Il QR contiene il link diretto alla pagina di prenotazione. Salvalo, stampalo e appendilo dove serve!

Gestione Prenotazioni dal Bot

Quando un cliente prenota dal sito, ricevi un messaggio su Telegram con:

• Nome del cliente
• Date check-in / check-out
• Numero ospiti
• Note speciali

Per rispondere:

🍸 Gestione Bar

Se la tua struttura è un bar, hai una sezione dedicata nel pannello di controllo. Da lì puoi mettere le foto del tuo locale, caricare il menu (quello che dai ai clienti) e avere un QR che i clienti scansionano per vedere tutto dal telefono.

Non serve saper fare nulla di complicato. Segui i passi qui sotto e in 5 minuti è tutto pronto.

Aggiungere foto del bar

Vuoi far vedere ai clienti com'è il tuo locale? Carica le foto. Ecco come:

Caricare il menu

Puoi caricare il menu del tuo bar — quello con i prezzi delle bevande, i cocktail, gli aperitivi. Il cliente lo vede direttamente dal telefono senza chiederti nulla.

Cambiare la descrizione

La descrizione è quel testo che appare nella pagina del tuo bar. Per esempio: "Bar sulla spiaggia, aperitivi e musica dal vivo ogni venerdì".

Il QR del tuo bar

Il tuo bar ha un codice QR pronto. Quando il cliente lo inquadra col telefono, si apre la pagina del tuo bar con le foto, il menu e tutte le informazioni.

La pagina pubblica del bar

Il tuo bar ha una pagina internet dove i clienti vedono tutto: le foto, il menu, la descrizione, il contatto. Non devi fare nulla per crearla — esiste già automaticamente.

Il link della pagina è del tipo:

Questo link è quello dentro il QR. Puoi anche condividerlo a mano su WhatsApp, Facebook, Instagram o dove vuoi.

🧾 Cassa & Tabellone (serata bar/discoteca)

Quando fai una serata (sabato sera, evento, festa), il sistema ti dà tre cose che lavorano insieme:

1. Cassa (su tablet o PC del cassiere) → prende l'ordine, fa pagare, stampa un codice di 6 cifre per il cliente.
2. Tabellone (su monitor/TV vicino al banco) → mostra al barman tutti gli ordini in coda con il loro codice.
3. Pannello owner (la tua dashboard) → tiene il menu drink, le postazioni, le tessere VIP, e il report di fine serata.

In 30 secondi

1. Cliente arriva in cassa, ordina «2 birre».
2. Cassiere tappa Birra ×2 e INVIA ORDINE.
3. Sullo schermo della cassa appare un grosso codice di 6 cifre (es. 473829). Cassiere lo detta al cliente.
4. Sul tabellone del bar quell'ordine compare con lo stesso codice.
5. Cliente va al banco e dice il codice. Barman lo trova nel tabellone, prepara, tappa sull'ordine → l'ordine sparisce e il codice non vale più.

A cosa serve il codice? A evitare che chiunque vada al banco a dire «ho ordinato io» e si porti via il drink di un altro. Solo chi ha il codice giusto viene servito.

🛠️ Prima della serata: prepara il sistema

Lo fai una volta sola dal pannello owner (panel-9x.hotelsport.vip/dashboard.html), tab 🎟️ Cassa & Token.

1. Carica il menu drink

Nella sezione Menu drink aggiungi una riga per ogni drink:

• Nome: es. Spritz, Birra media
• Prezzo: in euro (es. 6.00)
• Categoria: cocktail, birra, analcolico, ecc.
• Emoji (opzionale): 🍹 🍺 🥤

Le voci che hai messo qui appariranno automaticamente sul tablet della cassa.

Se ti dimentichi di una voce, puoi aggiungerla anche al volo dalla cassa con il bottone + Nuova voce.

2. Crea le postazioni barman

Una postazione = un punto di lavoro dove c'è un monitor/TV con il tabellone. Esempio: Bar Centrale, Bar Piscina.

Per ognuna premi + Nuova postazione, dai un nome → il sistema ti dà un URL unico tipo:

https://hotelsport.vip/tabellone.html?p=Xq3aB8...

Bottoni accanto alla postazione:

• Copia URL → te lo mette negli appunti per incollarlo nel browser del TV barman.
• Apri → apre il tabellone in una nuova scheda per provarlo.

Sul TV/monitor del bar apri il browser, incolla l'URL, vai a tutto schermo (F11). Quel TV è ora il tabellone di quella postazione e resta così per sempre.

▶️ Apri la cassa (inizio serata)

Sul tablet del cassiere apri: hotelsport.vip/cassa.html

In alto vedrai un grosso banner rosso: «Cassa NON pronta — apri prima la sessione». È normale, devi solo cliccare il bottone ▶️ Apri sessione.

Ti chiederà un nome (es. «Sabato sera»). Confermi e parte tutto.

Il banner rosso diventa verde: «Sessione aperta». Adesso puoi prendere ordini.

Nota: una sola sessione per volta per ogni bar. Se provi ad aprirne due, ti dà errore.

📝 Fare un ordine (cassiere)

1. A sinistra c'è la griglia dei drink. Tap su un drink = lo aggiungi al carrello (a destra). Tap di nuovo = +1.
2. Nel carrello puoi aumentare/diminuire la quantità con i bottoni + e −.
3. Sotto vedi il totale in euro.
4. Premi il grosso bottone verde INVIA ORDINE.

Lo scontrino al cliente

Subito dopo l'invio appare uno schermo grande con scritto:

• 🧾 CODICE PER IL CLIENTE
• Il numero a 6 cifre in cifre giganti (es. 473829)
• Il post-it #N (è il numero progressivo della serata, serve come riferimento)
• Il riepilogo dei drink e il totale

👉 Detta il codice al cliente (o glielo fai vedere). Il cliente deve ricordarlo per andare al bar.

Quando hai dettato il codice, premi «✓ Ho dettato il codice — chiudi» e sei pronto per il prossimo cliente.

🍹 Il barman serve l'ordine (tabellone)

Sul tabellone del bar (il TV/monitor) vedi due colonne:

• ⭐ VIP a sinistra (sfondo oro): hanno la priorità, vanno serviti prima.
• Coda normale a destra: tutti gli altri ordini.

Per ogni ordine vedi: il codice 6 cifre in verde (oro per VIP), i drink, e da quanto tempo l'ordine è in attesa (rosso se più di 3 minuti).

Quando il cliente arriva al banco

1. Cliente dice: «codice 473829»
2. Barman cerca 473829 nel tabellone (ci sono solo gli ordini ancora da fare).
3. Barman tappa sulla card di quell'ordine.
4. Si apre una finestra di conferma con il codice gigante e i drink. Controlli che combaciano.
5. Prepari il drink, poi tappi «✓ Servito».
6. L'ordine sparisce dal tabellone con un'animazione. Il codice è bruciato.

Importantissimo: se qualcun altro più tardi prova a presentarsi con lo stesso codice 473829, il sistema dice che è già stato servito. Non si può fregare.

Se il codice non corrisponde

Se il cliente dice un codice che non vedi nel tabellone:

• Probabilmente si è sbagliato (capita: 6 cifre sono tante).
• Chiedigli di rivedere lo scontrino sul telefono / scontrino di carta.
• Se davvero non c'è, mandalo dal cassiere a controllare.

⭐ Tessere VIP

Una tessera VIP è un cliente che ha pagato un abbonamento serata (es. 50€) e ha diritto a:

• Drink in coda prioritaria (vanno in cima, prima di tutti gli altri).
• Trattamento speciale al bar.

Vendere una tessera VIP (dal pannello owner)

Pannello → tab 🎟️ Cassa & Token → sezione Tessere VIP.

1. Inserisci nome cliente, telefono, prezzo pagato (es. 5000 centesimi = 50€).
2. Premi + Vendi VIP.
3. Il sistema mostra il codice 6 cifre della tessera (diverso dal codice ordine!). Detta questo codice al cliente: gli servirà ogni volta che ordina.

Usare una tessera VIP in cassa

Quando un cliente VIP ordina:

1. Cassiere fa l'ordine normale (drink nel carrello).
2. Nel campo Codice VIP 6 cifre inserisce il codice della tessera del cliente.
3. Il bottone INVIA ORDINE diventa oro.
4. L'ordine sul tabellone va automaticamente in colonna ⭐ VIP, in cima.

Se sbagli a digitare il codice VIP, l'ordine passa lo stesso ma senza priorità (così non blocchi mai la cassa per un errore di battitura).

⏹️ Chiudere la cassa (fine serata)

A fine serata, dal tablet della cassa o dal pannello owner:

1. Premi ⏹ Chiudi sessione.
2. Conferma.
3. Appare un report con: numero ordini, incasso totale, VIP serviti, drink più venduti (top 5).

Il report resta salvato per sempre. Lo puoi rileggere in qualsiasi momento dalla tab Cassa & Token → sezione Storico sessioni → bottone Report.

Alla serata successiva apri una nuova sessione e il numero post-it riparte da #1. I codici 6 cifre invece sono nuovi ogni ordine.

🆘 Problemi tipici

Il bottone INVIA ORDINE è grigio e non funziona

Vuol dire che la sessione non è aperta. Guarda in alto a destra del tablet: deve esserci scritto «Sessione aperta» in verde. Se vedi «NESSUNA SESSIONE» in rosso, premi ▶️ Apri sessione.

Il tabellone non mostra niente

• Verifica che la sessione sia aperta dalla cassa.
• Controlla in alto a sinistra del tabellone: deve esserci il pallino verde. Se è rosso, il tabellone non riesce a parlare col server (problema di rete).
• Aggiorna la pagina (F5).

Il cliente dice di aver pagato ma il codice non c'è nel tabellone

1. Forse l'ordine è stato già servito. Chiedi al cassiere di controllare nello storico.
2. Forse il cliente ha sbagliato a leggere il codice. Fagli rivedere lo scontrino.
3. Solo come ultima risorsa: il cassiere può verificare l'ordine cercandolo per codice nello storico della cassa.

Ho cliccato per sbaglio «Servito» su un ordine che non avevo ancora preparato

L'ordine è già marcato come consegnato, il codice è bruciato. Va preparato lo stesso (il cliente ha pagato!) e nel report di fine serata si vede comunque l'incasso. Per evitarlo: controlla sempre il codice del cliente prima di tappare «Servito».

Devo cambiare un prezzo del menu durante la serata

Sì, dal pannello owner → Menu drink → tappi sul drink e cambi il prezzo. Gli ordini già fatti mantengono il vecchio prezzo (sono congelati). Quelli nuovi useranno il nuovo prezzo.

🎵 Eventi / Discoteca

Il modulo Eventi ti permette di creare serate, raccogliere iscrizioni con QR, contare le persone all'ingresso e gestire un CRM contatti con i social dei tuoi ospiti.

Come funziona il flusso

Creare un evento

Per creare un evento, vai nel pannello gestionale oppure usa la API:

L'evento viene creato con status "bozza" di default. Nessuno lo vedrà finché non lo attivi.

Caricare locandina e media

Dopo aver creato l'evento, puoi caricare una o più immagini/PDF:

Iscrizione ospiti

Quando condividi il link evento.html?id=1, l'ospite vede la pagina dell'evento in stile Instagram:

• Locandina/poster dell'evento
• Nome, data, orario e location
• Barra capienza (quanti posti rimangono)
• Form di iscrizione: Nome, WhatsApp, Link social

Dopo l'iscrizione, l'ospite riceve immediatamente un QR code da salvare come screenshot. Questo QR è il biglietto d'ingresso.

Il telefono è l'identificativo unico del contatto nel CRM: se lo stesso numero si iscrive a più eventi, viene tracciato come unico contatto.

Check-in all'ingresso

All'ingresso dell'evento, l'addetto scansiona il QR dell'ospite. Si apre la pagina checkin.html:

Lista ospiti e CRM

Dal pannello puoi vedere la lista completa degli iscritti con:

• Nome e telefono di ogni ospite
• Social collegati (Instagram, TikTok, ecc.)
• Stato check-in (entrato / non entrato)
• Numero persone registrate all'ingresso
• Statistiche CRM: totale iscritti, totale presenti, social più usati

Clonare un evento

Se organizzi eventi ricorrenti (es. ogni sabato sera), non devi ricrearli da zero. Puoi clonare un evento esistente con una nuova data:

💳 Far pagare i biglietti online (Stripe / PayPal / Satispay)

Di base gli eventi sono gratuiti da prenotare: il cliente prende il QR e paga in cassa la sera. Funziona, ma il problema è che la metà non si presenta e perdi serate.

La soluzione si chiama integrazione pagamenti: il cliente paga subito con la carta o con il telefono al momento dell'iscrizione. Tu hai i soldi sul conto giorni prima dell'evento e chi non viene comunque ha pagato.

Per i dettagli completi (sistemi supportati, costi, FAQ) apri la pagina dedicata.

🔒 Sicurezza e Infrastruttura

HotelSport è progettato con la sicurezza come priorità assoluta. Ecco come funziona dietro le quinte.

Architettura a 2 PC

Il sistema è diviso in due macchine separate:

Crittografia di livello militare

Tutte le comunicazioni tra i due PC avvengono su rete cifrata end-to-end. I dati sono protetti in tre modi:

• HTTPS/TLS — il sito usa certificati SSL. La connessione tra il tuo browser e il server è cifrata
• Yggdrasil encryption — la comunicazione tra i due PC è cifrata con crittografia a curva ellittica (Ed25519)
• API Key — ogni richiesta al backend richiede una chiave segreta. Senza la chiave, il server rifiuta la connessione

Whitelist IP — Accesso al Pannello

Il pannello di controllo (panel-9x.hotelsport.vip) è protetto da whitelist IP a livello di Apache. Significa che:

• Solo gli IP autorizzati possono accedere alla pagina
• Tutti gli altri ricevono un errore 403 Forbidden
• Non basta conoscere l'URL — serve essere nella lista

Rete Yggdrasil

Yggdrasil è una rete mesh cifrata che collega i due PC del sistema. Pensala come un "tunnel segreto" tra le due macchine.

• Ogni PC ha un indirizzo IPv6 univoco generato dalla sua chiave crittografica
• Il traffico è cifrato end-to-end — nessuno può intercettare i dati in transito
• Non serve una VPN tradizionale: Yggdrasil crea automaticamente il percorso più veloce tra i nodi
• Il backend (database + API) è raggiungibile solo tramite Yggdrasil — non ha un IP pubblico

❓ Domande Frequenti

Quanto costa HotelSport?

Niente. Zero. Gratis.

Nessuna commissione sulle prenotazioni, nessun abbonamento, nessun costo nascosto. L'unica condizione è partecipare al QR Exchange: esponi i QR delle strutture partner nel tuo locale e loro fanno lo stesso con i tuoi.

Cos'è l'IP statico e perché serve?

L'IP statico è un numero fisso che identifica la tua connessione internet (es. 93.41.22.105). Normalmente il tuo IP cambia ogni volta che il router si riavvia.

Il pannello di controllo web è protetto: solo gli IP autorizzati possono accedere. Questo serve per la sicurezza.

Come ottenerlo: chiama il tuo provider internet (TIM, Vodafone, Fastweb, ecc.) e chiedi un "IP statico". Di solito costa pochi euro al mese.

Non ce l'hai? Nessun problema, usa il Bot Telegram — funziona anche senza IP statico e fai le stesse cose.

Come trovo il mio Telegram ID?

È semplicissimo:

Ho un problema, cosa faccio?

Scrivi su Telegram a @ale0328it e descrivi il problema. Ti rispondiamo il prima possibile.

Informazioni utili da mandare insieme al messaggio:

• Il tuo Telegram ID
• Il nome della tua struttura
• Uno screenshot del problema (se possibile)